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一、正规化操作EXCEL，制作规范文件小尺寸的EXCEL文件

一般EXCEL檔正常是70KB左右，而同事们制作出来竟有500KB 或者更多，即使是200KB也是偏大了。

为此，下面讨论一下如何来制作小尺寸的EXCEL文件：

1、尽量少地插入图片。必要时，应将图片缩少尺寸后再插入（不是插入后收缩图像大小,而是先用ACDSee，photoshop等软件缩小图像文件尺寸）。如果未缩少尺寸就插入了，可以在EXCEL中选中该图片，然后点右键-->设定图片格式-->图片标签页-->压缩即可(详细见下面示例录像）。

2、尽量少地使用多样的艺术字体和不必要的装饰、尽量不要使用绘图的线条或文本框之类工具。

3、一般新建EXCEL文件时它会自动创建3个工作表（Sheet1/Sheet2/Sheet3），不必要时将其它两个工作表（Sheet2/Sheet3）删掉。

4、不要整行或整列选取区域,这样文件会增大,应单独选取要修改的区域.

5、用打印预览检查：做好一个表后，应多次使用 打印预览来检查，所做的表是否同自己想做的要求相同，是否有多页，有多余的页。这些通过调整页边距都可以解决。或者删除不必要的内容。

6、不要给非工作区域定义行高或字体等格式或其它样式，否则文件也会因此而增大。

7、强制法：先新建一个EXCEL档，删除多余的两个表（Sheet2/Sheet3），输入一般性的文字和内容，然后保存（此时档只有20多KB）。然后再打开修改或插入图片。 这样制作出来的文件应该不会太大了。

示图如下：

图片附件: 4.GIF (2007-3-30 13:51, 62.58 K)

二、压缩已做好的不规范的EXCEL文件

1、压缩EXCEL中的图片，减少EXCEL文件尺寸。使得文件缩少几十倍。

具体操作示例看以下录像范例：（是Flash格式）

http://www.mydatabus.com/public/Lesson/z/excel2.swf

2、删除EXCEL中成千上万的线条或档框（这种档就是造成Excel档打开很慢或死机的原因）

  造成这种情况的原因是原来的EXCEL档中有部分线条或档框，经过程中的多次复制后或系统出错造成这个EXCEL档中产生成千上万的线条或档框，当你打开该文件时使得计算机占用大量资源，导致慢或死机。使得文件缩少十几倍。

具体操作示例看以下录像范例：（Flash格式）

http://www.mydatabus.com/public/Lesson/z/excel1.swf

3、清除EXCEL档中给没有内容的多余区域定义样式，操作示例同上面第二个录像。